Conheça a importância da secretária de consultório para o sucesso da clínica

Conheça a importância da secretária de consultório para o sucesso da clínica

Todo mundo gosta de ser bem recebido, não é mesmo? Seja na casa de um amigo, por uma nova cultura durante uma viagem ou até mesmo em uma loja, onde o vendedor usa uma abordagem gentil logo na entrada. Em um consultório, as coisas não são diferentes. Os pacientes esperam um atendimento de qualidade e a secretária de consultório é uma peça essencial para qualquer clínica.

O papel dessa profissional vai muito além de atender ao telefone e agendar consultas. É a secretária quem passa a primeira impressão dos valores do local ao paciente e é o principal elo entre o cliente e o dentista. Tamanha é a sua relevância para o bom funcionamento da clínica, que ela é considerada como o cartão de visitas do negócio.

Preparamos este conteúdo para que você entenda a importância de uma secretária e como as funções dessa profissional podem contribuir para o sucesso da sua clínica. Acompanhe!

Assistência ao profissional de saúde

Uma clínica odontológica tem um sistema e, portanto, conta com diversos processos. Dentro do consultório, o dentista tem o papel fundamental de tratar e cuidar da saúde dos seus pacientes. No entanto, por questões lógicas de tempo e disponibilidade, existem algumas atividades desses processos que o dentista não consegue executar.

Por essas razões, a secretária desempenha funções que auxiliam diretamente o trabalho do dentista, acompanhando os pacientes em diferentes etapas dentro da clínica. Por exemplo, ela pode ajudar o cliente a vencer o medo da consulta e a colocar os protetores para os pés, assessorar o profissional a organizar o espaço entre a troca de clientes e fazer o acompanhamento do paciente até a cadeira do dentista.

Atendimento de qualidade ao paciente

Como mencionado, a maior missão da secretária é atender o paciente com zelo e qualidade, transmitindo muita educação ao se comunicar e garantindo que todos saiam do consultório com um sorriso de satisfação e contentamento no rosto.

Desde o contato por telefone até o momento de acompanhar o cliente ao local do atendimento, a secretária desempenha seu trabalho com profissionalismo e carinho, mesmo que seu dia pessoal não seja dos melhores.

A maneira como a recepção ao paciente é feita pode afetar o seu humor e a sua percepção sobre o negócio como um todo. Por isso, uma secretária simpática, calma e atenciosa transparece aspectos positivos ao cliente, deixando-o tranquilo para a consulta e colaborando para um serviço de excelência.

Organização da agenda

É bastante comum que a secretária saiba mais da agenda e dos compromissos do dentista do que ele mesmo. A organização da agenda do consultório é uma atividade que exige muito tempo e dedicação da secretária. Para ter mais eficiência, a clínica deve manter sua agenda cheia — e é com grande influência do bom trabalho dessas profissionais que isso se torna possível.

A secretária deve lidar com os pacientes que se ausentam das consultas, cuidar dos reagendamentos, cuidar dos clientes que não conseguem um horário e por isso ficam estressados, ter jogo de cintura para encaixar os pacientes que atrasam e tantos outros problemas que afetam diretamente o resultado do consultório.

Por mais que existam sistemas de agendamentos e lembretes de consultas por SMS para facilitar o trabalho rotineiro, é a secretária que, na prática, faz todo o controle do fluxo de pacientes da clínica.

Manutenção do fluxo de clientes

Outra tarefa importante desempenhada pela secretária é a de cuidar da manutenção do fluxo dos clientes no consultório. Ela pode elaborar uma lista com os pacientes que não comparecem há algum tempo e fazer ligações para agendar consultas — nem que seja apenas para uma limpeza e revisão dos atendimentos anteriores.

Auxílio na organização financeira

Como essa profissional geralmente está envolvida nos pagamentos de consultas e procedimentos, ela é fundamental para o cuidado com a organização financeira da clínica. Quando bem orientada, a secretária pode ajudar no fechamento de caixa diário, nas contas a pagar e a receber e no controle do fluxo de caixa.

Caso você tenha associados ou dentistas funcionários, ela ainda pode ajudar no pagamento dos honorários.

Elaboração de orçamento

Desde que haja um sistema que permita ter uma compreensão dos valores de determinados procedimentos, a secretária também pode cumprir com a função de fornecer orçamentos aos clientes e até de negociar para que eles escolham a sua clínica.

Essa tarefa facilita muito a rotina do dentista, já que ele não precisa ser interrompido durante os seus atendimentos para dar informações como essa. O fato de agilizar a entrega de valores ao cliente também pode ser fundamental para o aumento dos agendamentos.

Gerenciamento de prontuário

Gerenciar o prontuário dos pacientes também é uma atividade bastante importante executada por essa profissional. Isso inclui receber e gravar no sistema odontológico os exames, anamneses, tratamentos já realizados, tratamentos por fazer, movimentações financeiras do paciente, informações de contato e dados passados pelo profissional odontólogo.

Em resumo, a tarefa de gerenciar o prontuário de um paciente pode ser equivalente ao gerenciamento da vida desse cliente dentro da clínica odontológica — e é fundamental para que um atendimento de qualidade seja oferecido.

Manutenção do espaço físico

A secretária toma conta do espaço físico e passa a ter responsabilidades — delegadas e aprovadas por você — sobre os cuidados com o local de atendimento. Ela pode solicitar ajuda profissional para consertos básicos de equipamentos e agendar os serviços de limpeza, por exemplo.

Ela também é responsável por cuidar de todos os mantimentos e decoração do local. Essa função vai desde garantir que o consultório tenha papel-toalha e água mineral na recepção até, por exemplo, encomendar os produtos e materiais odontológicos junto ao fornecedor.

Como você viu, uma secretária de consultório é uma das peças-chaves do bom atendimento, contentamento e bem-estar do cliente. Por isso, é de extrema importância que você dedique tempo na contratação e no treinamento dessa área. Assim, você garante uma excelência que vai desde a recepção do paciente no seu consultório até o seu serviço final.

E você, gostou das dicas apresentadas neste conteúdo? Como você seleciona essa profissional para a sua clínica? Compartilhe suas técnicas e dúvidas nos comentários abaixo!

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